Vorbereitende Buchhaltung in Berlin

Was „vorbereitend“ genau bedeutet

Der Begriff meint genau das: Wir erledigen die laufende Arbeit an den Belegen. Jeder einzelne wird erfasst, auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft, dem richtigen Konto zugeordnet und verbucht. Am Ende des Monats stehen Zahlen da, mit denen sich arbeiten lässt – und die Grundlage für alles Weitere ist vollständig, geordnet und dokumentiert.

So läuft die Zusammenarbeit ab

• Erstgespräch: Wir sehen uns Ihre Belegsituation an und klären, welches Volumen und welcher Rhythmus realistisch sind.
• Angebot: Sie bekommen eine feste Monatspauschale, schriftlich und nachvollziehbar.
• Übergabe einrichten: Wir legen fest, wie und wann Belege zu uns kommen – digital oder als Ordner.
• Laufender Betrieb: Wir buchen, Sie bekommen die Auswertung. Offene Punkte klären wir gebündelt statt einzeln.
• Übergabe: geordnet, dokumentiert und zum vereinbarten Termin.

Belege richtig einreichen – die drei häufigsten Fehler

Fast alle Rückfragen entstehen aus denselben drei Punkten: Kassenbelege ohne Angabe, was gekauft wurde. Bewirtungsbelege ohne Namen der Teilnehmer und ohne Anlass. Und Rechnungen an eine GmbH oder UG, die auf den Privatnamen statt auf die Gesellschaft ausgestellt sind. Wer diese drei Dinge abstellt, spart sich die Hälfte aller Rückfragen.

Wichtig ist außerdem die Vollständigkeit: Auch Belege, bei denen Sie unsicher sind, geben Sie uns bitte mit. Wir erfassen sie, kennzeichnen die offenen Punkte und legen sie zur Klärung vor. Was gar nicht erst ankommt, kann niemand berücksichtigen.

GoBD und digitale Belege

Digitale Belege sind heute die Regel, nicht die Ausnahme. Damit sie anerkannt werden, müssen sie unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar archiviert sein – das verlangen die GoBD. Ein PDF, das nur im gewöhnlichen E-Mail-Postfach liegt, genügt dafür in der Regel nicht.

Wir bauen mit Ihnen einen Übergabe- und Ablageweg auf, der zu Ihrem Betrieb passt, und dokumentieren ihn so, dass er sich für Ihre Verfahrensdokumentation verwenden lässt.

Papierbelege dürfen Sie nach dem Scannen grundsätzlich vernichten – aber erst, wenn für das Dokument keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung des Originals besteht, kein besonderes Beweisinteresse dagegenspricht und das Scanverfahren nachvollziehbar dokumentiert ist. Sprechen Sie uns an, bevor Sie den Aktenvernichter anwerfen.

Hier werden zwei Dinge oft verwechselt. Empfangen muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 – ausnahmslos, auch Kleinunternehmer.

Beim Ausstellen ist der Gesetzgeber gestaffelt vorgegangen:

• Noch bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers weiter Papier oder PDF verschicken.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen ebenfalls.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zwar von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber ebenfalls empfangen können.

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz – bei einer XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD der im PDF eingebettete XML-Teil. Für die Aufbewahrung heißt das: Dieser strukturierte Teil muss im Originalformat und unveränderbar archiviert werden. Ein Ausdruck oder eine Bildschirmkopie ersetzt ihn nicht – auch dann nicht, wenn darauf alles lesbar ist.

Empfangen müssen Sie längst. Wir richten den Übergabeweg so ein, dass die Originaldateien bei uns ankommen und richtig abgelegt werden – und sagen Ihnen rechtzeitig, ab wann für Ihren Betrieb auch das Ausstellen dazukommt.

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte: zehn Jahre.

Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen: acht Jahre – diese Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Empfangene und versendete Geschäftsbriefe einschließlich E-Mails: sechs Jahre. Maßgeblich ist dabei der Inhalt, nicht das Medium; rein private oder belanglose Nachrichten fallen nicht darunter.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde: bei Büchern die letzte Eintragung, beim Jahresabschluss die Feststellung, beim Beleg die Ausstellung, beim Geschäftsbrief Empfang oder Versand.

Das kommt häufiger vor, als die meisten denken, und es ist einer unserer Schwerpunkte. Wir sortieren zuerst die Unterlagen, schaffen Übersicht und buchen die zurückliegenden Geschäftsvorfälle auf, bis die Buchhaltung wieder aktuell ist. Sprechen Sie uns früh an – je länger der Rückstand, desto aufwendiger wird die Aufarbeitung.

Wir übernehmen auch die Mandate, die andere ablehnen: den Betrieb, in dem niemand mehr weiß, welcher Beleg wo ist. Das Unternehmen, bei dem gerade Post vom Finanzamt kommt, die niemand einordnen kann. In solchen Situationen tun wir das, was ohnehin am Anfang stehen muss: sortieren, aufbuchen, Übersicht schaffen.

Handwerk: Material- und Lohnanteile, Anzahlungen, Teilrechnungen, Baustellenbelege.

Pflege und Gesundheit: Abrechnung mit Kostenträgern, Schicht- und Zuschlagsstrukturen, hoher Dokumentationsbedarf.

Gastronomie und Handel: Kassenführung, hoher Belegdurchsatz, viele Kleinbeträge, Aushilfen und Minijobs.

Personaldienstleistung: einsatzbezogene Abrechnung, Branchenzuschläge, hohe Fluktuation.

Dienstleistung und Freiberufler: überschaubares Belegvolumen, dafür oft Nachholbedarf bei der Ordnung.