Contabilidad en Berlín

Qué significa exactamente “continua”

El término significa justamente eso: nos encargamos del trabajo constante sobre los comprobantes. Cada uno se registra, se comprueba que esté completo y sea legible, se asigna a la cuenta correcta y se contabiliza. A final de mes hay cifras con las que se puede trabajar, y la base para todo lo demás está completa, ordenada y documentada.

Cómo funciona la colaboración

• Primera conversación: analizamos su situación de comprobantes y aclaramos qué volumen y ritmo son realistas.
• Oferta: recibe una cuota mensual fija, por escrito y fácil de entender.
• Organizar la entrega: definimos cómo y cuándo nos llegan los comprobantes: digital o en carpeta.
• Funcionamiento continuo: nosotros contabilizamos, usted recibe el informe. Las dudas se aclaran de forma conjunta, no una a una.
• Entrega: ordenada, documentada y en la fecha acordada.

Cómo presentar los comprobantes correctamente: los tres errores más comunes

Casi todas las consultas surgen de los mismos tres puntos: recibos de caja sin indicar qué se compró. Recibos de representación sin el nombre de los asistentes ni el motivo. Y facturas a una GmbH o UG emitidas a nombre personal en lugar de a la empresa. Evitar estos tres puntos ahorra la mitad de todas las consultas.

La integridad también es importante: entréguenos también los comprobantes sobre los que tenga dudas. Los registramos, señalamos los puntos pendientes y los presentamos para su aclaración. Lo que nunca llega no lo puede tener en cuenta nadie.

GoBD y comprobantes digitales

Hoy en día los comprobantes digitales son la norma, no la excepción. Para ser válidos deben archivarse de forma inalterable, completa y trazable, tal como exige la normativa GoBD. Un PDF que solo está en la bandeja de correo habitual normalmente no es suficiente.

Junto con usted diseñamos un proceso de entrega y archivo adaptado a su empresa, y lo documentamos de forma que sirva para su propia documentación de procedimientos.

Por lo general puede destruir los comprobantes en papel tras escanearlos, pero solo cuando no exista obligación legal de conservar el original, no haya un interés probatorio especial en contra y el proceso de escaneo esté documentado de forma trazable. Consúltenos antes de usar la destructora de papel.

Aquí suelen confundirse dos cosas. Toda empresa nacional debe poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025, sin excepción, también los pequeños empresarios.

Para la emisión, el legislador ha establecido un calendario escalonado:

• Hasta el 31 de diciembre de 2026 todavía puede enviar papel o PDF con el consentimiento del destinatario.
• A partir del 1 de enero de 2027, las empresas con una facturación del año anterior superior a 800.000 euros deberán emitir facturas electrónicas.
• A partir del 1 de enero de 2028, la obligación de emitirlas se aplicará también a todas las demás.

Quedan excluidas de la obligación de emitir, entre otras, las facturas de importe reducido hasta 250 euros, los billetes de transporte y las facturas a clientes particulares. Los pequeños empresarios conforme al § 19 UStG (ley alemana del IVA) también están exentos de emitir facturas electrónicas, pero deben poder seguir recibiéndolas.

Un PDF sencillo no es una factura electrónica. Lo decisivo es el conjunto de datos estructurado: el archivo XML en el caso de XRechnung, o la parte XML incrustada en el PDF en el caso de ZUGFeRD. Para la conservación, esto significa que esa parte estructurada debe archivarse en su formato original, sin alteraciones. Una copia impresa o una captura de pantalla no la sustituye, aunque todo sea legible.

Usted ya debe poder recibirlas. Nosotros organizamos el proceso de entrega para que los archivos originales nos lleguen y se archiven correctamente, y le avisaremos a tiempo de cuándo la emisión también será obligatoria para su empresa.

Libros, registros, inventarios, cuentas anuales e informes de gestión: diez años.

Comprobantes contables como facturas y recibos: ocho años; este plazo se redujo de diez a ocho años el 1 de enero de 2025.

Correspondencia comercial recibida y enviada, incluidos los correos electrónicos: seis años. Lo decisivo es el contenido, no el medio; los mensajes puramente privados o irrelevantes no están incluidos.

El plazo comienza siempre al final del año natural en que se concluyó el asunto: para los libros, el último asiento; para las cuentas anuales, su aprobación; para un comprobante, su fecha de emisión; para la correspondencia, su recepción o envío.

Esto ocurre con más frecuencia de lo que la mayoría piensa, y es una de nuestras especialidades. Primero ordenamos la documentación, creamos una visión de conjunto y contabilizamos las operaciones pendientes hasta que la contabilidad vuelve a estar al día. Contáctenos cuanto antes: cuanto mayor sea el retraso, más laboriosa será la puesta al día.

También aceptamos los encargos que otros rechazan: la empresa en la que ya nadie sabe dónde está cada comprobante. La compañía que acaba de recibir una carta de Hacienda que nadie sabe interpretar. En estas situaciones hacemos lo que de todos modos debe hacerse primero: ordenar, contabilizar, crear una visión de conjunto.

Artesanía: partidas de material y mano de obra, anticipos, facturas parciales, comprobantes de obra.

Cuidados y salud: facturación con financiadores, estructuras de turnos y pluses, gran necesidad de documentación.

Hostelería y comercio: gestión de caja, alto volumen de comprobantes, muchos importes pequeños, personal auxiliar y minijobs.

Servicios de personal: facturación por asignación, pluses sectoriales, alta rotación.

Servicios y autónomos: volumen de comprobantes manejable, pero a menudo con retrasos por ordenar.