المحاسبة التحضيرية في برلين

ماذا تعني كلمة “تحضيرية” بالتحديد

المصطلح يعني تماماً ذلك: نتولى العمل المستمر على المستندات. يتم تسجيل كل مستند على حدة، والتحقق من اكتماله ووضوحه، وتخصيصه للحساب الصحيح وقيده. في نهاية الشهر تكون هناك أرقام يمكن العمل بها – والأساس لكل ما يليها كامل ومنظم وموثق.

كيف يسير التعاون

• لقاء أول: نطّلع على وضع مستنداتكم ونحدد الحجم والوتيرة الواقعية.
• عرض السعر: تحصلون على رسوم شهرية ثابتة، مكتوبة وواضحة.
• تنظيم التسليم: نحدد كيف ومتى تصلنا المستندات – رقمياً أو كملف.
• التشغيل الجاري: نقوم بالقيد، وتحصلون على التقرير. النقاط المفتوحة نوضحها دفعة واحدة لا فرادى.
• التسليم: منظم وموثق وفي الموعد المتفق عليه.

تقديم المستندات بشكل صحيح – الأخطاء الثلاثة الأكثر شيوعاً

تنشأ معظم الاستفسارات من ثلاث نقاط: إيصالات صندوق دون بيان ما تم شراؤه. إيصالات ضيافة دون أسماء الحاضرين أو المناسبة. وفواتير لشركة GmbH أو UG صادرة باسم شخصي بدلاً من اسم الشركة. تجنب هذه الأمور الثلاثة يوفر نصف الاستفسارات.

الاكتمال مهم أيضاً: حتى المستندات التي لستم متأكدين منها، يرجى تسليمها لنا. نقوم بتسجيلها وتحديد النقاط المفتوحة وعرضها للتوضيح. ما لا يصلنا لا يمكن لأحد مراعاته.

معايير GoBD والمستندات الرقمية

أصبحت المستندات الرقمية اليوم هي القاعدة وليست الاستثناء. ولكي تُقبل، يجب أرشفتها بشكل غير قابل للتعديل وكامل وقابل للتتبع – وهذا ما تتطلبه معايير GoBD. ملف PDF موجود فقط في صندوق البريد الإلكتروني العادي لا يكفي عادةً.

نقوم معكم ببناء طريقة تسليم وأرشفة تناسب نشاطكم، ونوثقها بحيث يمكن استخدامها في توثيق إجراءاتكم الخاصة.

يمكنكم إتلاف المستندات الورقية بعد مسحها ضوئياً من حيث المبدأ – لكن فقط عندما لا يوجد التزام قانوني بحفظ الأصل، ولا توجد مصلحة إثباتية خاصة تعارض ذلك، وتكون عملية المسح موثقة بشكل قابل للتتبع. تحدثوا معنا قبل استخدام آلة إتلاف الأوراق.

غالباً ما يُخلط بين أمرين هنا. يجب على كل شركة محلية أن تكون قادرة على استلام الفواتير الإلكترونية منذ 1 يناير 2025 – دون استثناء، حتى الشركات الصغيرة.

أما بالنسبة لإصدارها، فقد اعتمد المشرّع نهجاً تدريجياً:

• حتى 31 ديسمبر 2026 يمكنكم إرسال ورق أو PDF بموافقة المستلم.
• من 1 يناير 2027 يجب على الشركات التي تجاوزت إيراداتها 800,000 يورو في العام السابق إصدار فواتير إلكترونية.
• من 1 يناير 2028 يسري الالتزام على الجميع.

تُستثنى من إلزامية الإصدار الفواتير الصغيرة حتى 250 يورو، وتذاكر النقل، والفواتير للعملاء الأفراد. كما تُعفى الشركات الصغيرة بموجب المادة 19 من قانون ضريبة القيمة المضافة الألماني من إلزامية الإصدار، لكن يجب عليها أيضاً أن تكون قادرة على استلام الفواتير الإلكترونية.

ملف PDF العادي ليس فاتورة إلكترونية. المعيار هو البيانات المهيكلة – ملف XML في حالة XRechnung، أو الجزء المضمّن من XML داخل PDF في حالة ZUGFeRD. بالنسبة للأرشفة، يعني ذلك وجوب حفظ هذا الجزء المهيكل بصيغته الأصلية دون تعديل. لا تغني عنه نسخة مطبوعة أو لقطة شاشة، حتى لو كانت كل التفاصيل مقروءة.

يجب أن تكونوا قادرين على الاستلام بالفعل. نتولى إعداد طريقة التسليم بحيث تصلنا الملفات الأصلية وتُحفظ بشكل صحيح – ونخبركم في الوقت المناسب عندما يصبح الإصدار أيضاً ملزماً لنشاطكم.

الدفاتر والسجلات والجرد والقوائم المالية السنوية والتقارير الإدارية: عشر سنوات.

مستندات القيد مثل الفواتير والإيصالات: ثماني سنوات – تم تقصير هذه المدة من عشر إلى ثماني سنوات اعتباراً من 1 يناير 2025.

المراسلات التجارية المستلمة والمرسلة بما في ذلك البريد الإلكتروني: ست سنوات. العبرة بالمحتوى لا بالوسيلة؛ لا تدخل الرسائل الخاصة أو غير المهمة ضمن ذلك.

تبدأ المدة دائماً من نهاية السنة التقويمية التي اكتمل فيها الأمر: بالنسبة للدفاتر آخر قيد، وللقوائم المالية اعتمادها، وللمستند تاريخ إصداره، وللمراسلات تاريخ الاستلام أو الإرسال.

هذا يحدث أكثر مما يعتقد معظم الناس، وهو أحد مجالات تخصصنا. نقوم أولاً بفرز المستندات، وخلق نظرة عامة، وقيد العمليات المتأخرة حتى تصبح المحاسبة محدثة مجدداً. تحدثوا معنا مبكراً – فكلما طال التأخير، زادت تكلفة التحديث.

نتولى أيضاً الحالات التي يرفضها آخرون: الشركة التي لم يعد أحد يعرف فيها مكان أي مستند. المؤسسة التي وصلها للتو خطاب من مصلحة الضرائب ولا يستطيع أحد فهمه. في مثل هذه الحالات، نقوم بما يجب أن يبدأ به الأمر أصلاً: الفرز والقيد وخلق نظرة عامة.

الحرف اليدوية: حصص المواد والعمالة، الدفعات المقدمة، الفواتير الجزئية، مستندات مواقع البناء.

الرعاية والصحة: المحاسبة مع الجهات الممولة، هياكل النوبات والبدلات، متطلبات توثيق عالية.

تجارة المطاعم والتجارة: إدارة الصندوق، حجم مستندات كبير، مبالغ صغيرة كثيرة، عمال مؤقتون ووظائف بسيطة.

خدمات التوظيف: محاسبة مرتبطة بالتكليف، بدلات قطاعية، معدل دوران مرتفع.

الخدمات والعاملون المستقلون: حجم مستندات محدود، لكن غالباً ما يكون هناك تراكم يحتاج للتنظيم.